Dematerializzazione e digitalizzazione
Con dematerializzazione si indica il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata nei processi amministrativi e la conseguente sostituzione dei documenti cartacei in favore del documento nativo digitale (digital first e digital-by-default), all’interno di iniziative correlate di semplificazione, standardizzazione e digitalizzazione dei processi.
Infatti, se il Codice dell’Amministrazione Digitale e le regole tecniche di attuazione emanate nel periodo 2013-2016 forniscono gli strumenti normativi e gli standard tecnologici, per rendere efficace la dematerializzazione occorre intervenire su processi, organizzazione e competenze: la “leva digitale” utilizzata in modo strutturato diventa l’opportunità per rivedere, semplificare e migliorare il funzionamento dell’amministrazione in modo pervasivo, abilitando i principi di inclusività, accessibilità, trasparenza e accountability.
Obiettivo: aumentare il grado di dematerializzazione e di digitalizzazione dei processi di gestione amministrativa (indicatore e target in fase di definizione)
Azione 1: sviluppare il sistema informativo gestionale
Per abilitare la digitalizzazione dei processi amministrativi, i sistemi gestionali devono essere sviluppati in una logica di integrazione e di cooperazione applicativa, assicurando la qualità delle informazioni; le applicazioni locali dovranno progressivamente essere sostituite da funzionalità del sistema informativo integrato.
L’efficacia degli interventi dipende da una corretta gestione dei requisiti utente, coinvolgendo opportunamente i referenti funzionali, e dallo sviluppo delle competenze digitali per abilitare l’utilizzo corretto del sistema informativo.
Azione 2: sviluppare l'infrastruttura tecnologica
Il cloud computing e la virtualizzazione costituiscono un paradigma di riferimento per l’evoluzione dei sistemi informativi a supporto della dematerializzazione poiché costituiscono un modello flessibile per la fornitura di servizi ICT: infatti, consentono un accesso più agevole a un insieme di risorse configurabili e condivise (risorse fisiche di rete, di storage e di processing, servizi e applicazioni finali) e migliorano l’efficienza operativa, raggiungendo nel contempo significative economie di scala per i costi IT. Oltre ai benefici di carattere generale, sono facilmente ipotizzabili vantaggi strategici legati alla possibilità di conseguire sia l’ammodernamento delle infrastrutture, sia la condivisione di sistemi, applicazioni e banche dati.
Si intende quindi sviluppare l’infrastruttura di virtualizzazione delle postazioni fisse (personale tecnico-amministrativo, aule informatiche, biblioteche) e la rete di Ateneo, per consentire l’evoluzione verso modelli di erogazione personalizzati, multicanale e mobile, anche ricorrendo ad opportune strategie di sourcing.
Azione 3: reingegnerizzare i processi amministrativi
L’efficacia delle iniziative di dematerializzazione è funzione della razionalizzazione e della semplificazione dei processi e dei procedimenti amministrativi: non basta trasformare il documento cartaceo in documento digitale se contestualmente non si modifica il processo di trattamento; analogamente, è controproducente digitalizzare un processo che presenta ridondanze, flussi non necessari o comunque non progettato per l’amministrazione digitale.
Pertanto occorre realizzare iniziative di analisi e reingegnerizzazione dei processi, anche attraverso tecniche di process mining, per individuare modalità di gestione delle attività tecnico-amministrative in ottemperanza al CAD e in sinergia con le strutture di ateneo che si occupano di semplificazione e standardizzazione delle procedure.